Vanaf 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Bij veel ondernemers rijst de vraag of zij bestaande klanten nog aanbiedingen voor andere, vergelijkbare producten of diensten mogen sturen. Bijvoorbeeld per e-mail, sms of app.
In het algemeen geldt dat u bestaande klanten deze berichten kunt (blijven) sturen en dat uw klanten daarvoor niet eerst toestemming hoeven te geven. Maar u moet wel een makkelijke, gratis afmeldmogelijkheid bieden bij elk bericht dat u verstuurt.
Iemand is een bestaande klant als deze persoon een product of dienst van u heeft gekocht. Er moet sprake zijn van een koopovereenkomst, waarin u verplicht bent of was om iets te leveren en de klant om daarvoor te betalen. U mag iemand niet tot uw bestaande klanten rekenen als diegene (nog) niets heeft gekocht, maar zich alleen maar heeft aangemeld voor uw nieuwsbrief, een enquête heeft ingevuld, meegedaan heeft aan een prijsvraag of spel of een gebruikersaccount heeft aangemaakt.
Is iemand nog geen bestaande klant van u en wilt u deze persoon mailen, sms-en of appen met aanbiedingen, dan moet u diegene hiervoor eerst toestemming vragen. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet deze toestemming ‘vrij’, ‘specifiek’, ‘geïnformeerd’ en ‘ondubbelzinnig’ zijn.
Iemand moet vrij zijn om toestemming te geven, maar ook om deze te weigeren of in te trekken. Het moet daarnaast duidelijk zijn welke gegevens u voor direct marketing wilt gebruiken en u moet mensen, voordat zij toestemming geven, duidelijk informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit moet u in begrijpelijke taal doen, zodat mensen ook echt weten waarvoor zij toestemming geven.
Tip: vraagt u toestemming tegelijk met het verzoek om een overeenkomst te accepteren, dan mag u de toestemming niet ‘verstoppen’ als onderdeel van het contract. U moet het deel dat over direct marketing gaat duidelijk en apart vermelden.
Ook moet er sprake zijn van een actieve handeling. Bijvoorbeeld een (digitale) schriftelijke of een mondelinge verklaring. U mag niet uit gaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het gebruik van vooraf aangevinkte vakjes is niet toegestaan.
Wilt u de persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, dan moet u mensen (vooraf) informeren over welke partijen dat zijn. Ook moet u apart toestemming vragen voor deze verstrekking aan derde partijen. Dit geldt bijvoorbeeld ook als u reclame van derde partijen aan uw klanten wilt sturen.
Mensen die toestemming hebben gegeven, moeten die toestemming vervolgens weer kunnen intrekken via elk e-mail, sms of app die u verstuurt. U moet ervoor zorgen dat toestemming intrekken gratis is en net zo makkelijk gaat als toestemming geven. Het is niet toegestaan om mensen alleen de mogelijkheid te bieden hun toestemming per post of telefoon in te trekken.
Tenslotte, het is aan u als ondernemer om aan te tonen dat u ook daadwerkelijk toestemming hebt gekregen. Dit is onderdeel van de verantwoordingplicht die elke ondernemer onder de AVG heeft.
Heeft u vragen over de AVG en welke maatregelen u moet nemen, neemt u dan contact op met een van de juristen van OOvB adviseurs en accountants.
